Акт об уничтожении договоров. Акт об уничтожении документов

Акты приема-передачи и уничтожения документов

Акт об уничтожении договоров. Акт об уничтожении документов

Год документа: 2019

Группа документа: Договоры

Вид документа: Акт

Форматы для скачивания: DOC, PDF

Акты приема-передачи и уничтожения документов – образцыдокументооборота любой организации. При этом бумага составляется как припередаче документов внутри одной компании, так и между двумя юридическими илифизическими лицами (в зависимости от ситуации).

Передача и утилизация документации подтверждаются актами, формы которых определяет организация самостоятельно. Как правило, шаблон удостоверяется приказом руководителя. Также разрешается использовать акты передачи и уничтожения в любой свободной форме: на простом листе А4 или листе с фирменным обозначением.

В сегодняшней статье детально рассмотрим, что пишется в шаблонахна передачу, уничтожение и утрату документации.

Дочитайте статью: в конце можно скачать образцы актов.

Акт приема-передачи документов

Передаточный акт используется во многих ситуациях. Наиболеепростой вариант – передача пакета документации от одного лица к другому.Делается это, чтобы подтвердить факт передачи документов при увольнениисотрудника. Таким образом, снижается вероятность пропажи или порчи документации.Факт отсутствия каких-либо папок подтверждается актом, который имеетюридическую силу.

Если передаются документы важной значимости илисекретности между двумя организациями – также составляется передаточный акт,только уже между двумя юрлицами. Подобный документ также составляется междучастными лицами.

Для передачи документации может использоваться шаблон,принятый в компании, или образец в свободной форме. Вне зависимости от формы, вакте должны прописываться обязательные реквизиты, без которых бумага не будетиметь юридической силы.

Как составить акт в свободной форме:

  1. Прописываем название документа, его номер, если это фиксируется, а также реквизиты договора, к которому составляется акт (это касается больше передачи бумаг между юридическими лицами).
  2. Прописываем информацию об участвующих сторонах. Если это физические лица: ФИО и данные паспорта (при простой передачи от увольняющего работника к работнику заменяющему хватит ФИО). Если юридические: полное наименование организаций и информация о представителях.
  3. Перечисление передаваемых бумаг, краткая информация, количество, сведения о датах.
  4. Подписи сторон.

Внутри организации акт используется при передаче кадровыхдокументов, приемке документов, которые имеют важную значимость в работепредприятия или содержание папок имеет конфиденциальную информацию.

Передаточный акт не относится к обязательной процедуре документооборота предприятия, однако специалисты рекомендуют его составлять, чтобы избежать в дальнейшем неприятностей. Особенно это касается случаев, когда новый руководитель или главный бухгалтер принимает дела, либо происходит реорганизация или продажа компании.

При сменедиректора

При смене руководителя новый сотрудник обязан принятьдела от предыдущего директора. Акт составляется в любой форме, обычно, это ужеустановленный в компании образец на фирменном бланке.

В верхнем правом углупрописывается приказ и дата принятия образца, посередине – название бумаги.

Далее– информация о комиссии, которая занимается передачей бумаг, среди них долженбыть сотрудник, который передает дела.

Перечень передаваемых бумаг приводится в виде списка или табличном варианте. Внизу члены комиссии ставят личные подписи и дату составления акта.

При сменеглавного бухгалтера

Примерно такая же процедура нужна и при передачебухгалтерских документов от увольняющего главного бухгалтера к его заместителюили сотруднику, который пришел на его место.

Составляется акт в свободной форме по общепринятымстандартам компании. Образец может закрепляться приказом руководителя илидругим локальным нормативом. Рекомендуется провести инвентаризацию основныхстатей баланса, сдать отчетность, свериться по расчетам с налоговой службой ивнебюджетными фондами. В акте отражаются:

информация о самом документе (название, сведения о форме установления, дата составления)  
информация об учетной политике, наличие неточностей в отчетности, причины их возникновения
опись ценного имущества главного бухгалтера (ключи от сейфов, электронные ключи для использования специализированных программ, штампы и печати)  
перечень передаваемых документов (можно оформить приложением к акту)

В конце ставятся подписи ответственных лиц.

При продаже ООО

При продаже ООО (имеется в виду 100% доли от учредителяили нескольких учредителей) процесс приема-передачи кадровых документов,устава, бухгалтерской документации и прочего происходит ни от одного учредителяк другому, а именно от старого директора к новому. Ответственность за них несетименно руководитель, поэтому назначение нового директора происходит одним изспособов:

  • старый директор слагает свои полномочия ипередает их новому еще до фактической продажи;
  • после продажи и регистрации нового учредителя импринимается решение о снятии старого руководителя и назначении нового.

Только после этого происходит передача дел от одного к другому лицу. Предыдущий директор по акту передает учредительные документы, бухгалтерскую и кадровую документацию, печати и штампы, уставные документы и прочее. Таким образом, происходит процедура схожая с процедурой приемки-передачи при смене директора.

Акт науничтожение документов

Акт на уничтожение документов является документальнымподтверждением необходимости утилизации документации. Сюда относятся бумаги:

  • с истекшим сроком хранения;
  • которые не имеют значения для текущей идальнейшей деятельности компании;
  • которые не несут научного и историческогозначения для организации.

Акт составляется в любой форме, принимается также бланк, утвержденный на предприятии. Утилизируются бумаги любого структурного подразделения. Для этого предварительно создается экспертная комиссия с количеством участников, как минимум, два человека. При этом в комиссию должен входить человек из отдела, списание документов на уничтожение которого и производится.

Комиссия принимает решение о выделении документов куничтожению и по результатам анализа составляет акт. Вне зависимости от шаблона,в нем указываются:

  • общеорганизационные сведения (дата составления,дата утилизации, номер утвержденного приказа, обоснование уничтожениядокументации);
  • информация о членах комиссии;
  • перечень бумаг, срок хранения которых истек,либо хранить которые нецелесообразно (подробно описывается название папок,номера по номенклатуре дел, количество, дата заведения и прочее);
  • указывается способ уничтожения.

Предлагаем рассмотреть пример уничтожения бухгалтерских документов.

Кстати! Комиссия вправе принять решение о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Акт об утрате документов

Как бы хорошо не был устроен учет документов и архивной деятельности, случаются ситуации, при которых возможна утеря бумаг. Это могут быть форс-мажоры (пожары, затопления), кража, потеря по халатности сотрудников и прочее.

Если обнаруживается недостача документации, приказом руководителя назначается комиссия по расследованию этого дела. Она же в конечном итоге составляет акт об утрате документов. Образец составляется в любой форме.

В акте прописывается информация об участниках комиссии, перечень утраченной документации и подробности о ней (названия, номера дел, дата заведения и закрытия). Описывается причина утраты, возможность восстановления. Акт об утрате визируется участниками комиссии и руководителем.

Несмотря на то, что подобные акты составляются в свободной форме, компании разрабатывают собственные образцы, руководствуясь общепринятыми правилами. Скачайте примеры актов в формате ворд бесплатно. Вы сможете их использовать в работе или применять для собственных шаблонов.

Скачатьдокументы

Если вы не нашли ответ на свой вопрос или остались недопонимания, обратитесь за бесплатной консультацией к юристу в чате на нашем сайте

Акт приема-передачи документов
Акт об утрате документов
Акт приема передачи дел при смене директора
Акт приема передачи дел при смене бухгалтера

Источник: https://Dogovory.com/dogovori/2812-akty-priema-peredachi-i-unichtozheniya-dokumentov.html

Образец акта на уничтожение документов

Акт об уничтожении договоров. Акт об уничтожении документов

За годы работы любая компания накапливает лишнюю документацию, избавиться от которой правильно поможет акт об уничтожении документов.

Этот несложный в оформлении документ зафиксирует, от чего именно и каким образом избавилась фирма.

Рассказываем, в каких ситуациях и по каким причинам утилизируют утратившие силу бумаги, у кого есть такое право, что написать в акте об уничтожении и сколько его хранить.

Причины утилизации документов

Деятельность любой средней или крупной компании сопряжена с бумажной работой, итогом которой становится накопление килограммов лишней документации.

Часть устаревших договоров, приказов, распоряжений, отчётов не имеет никакой ценности. Чтобы архив предприятия не зарастал лишними бумагами, важно своевременно утилизировать их.

Законная причина избавления от ненужных документов только одна — истёкший срок хранения.

Никаких других оснований для избавления от приказов, актов и договоров не может быть. Перед сдачей в архив все дела проходят тщательную обработку. Например, секретарь или архивариус должны не только сортировать их по группам, видам и годам, но и своевременно избавляться от черновиков, вторых экземпляров и копий.

Учтите, что истечение срока хранения необязательно должно становиться причиной утилизации. Если документ требуется в работе, можно и нужно сохранить его.

Чтобы не загромождать архив лишними бумагами, рекомендуется своевременно уничтожать документы с истекшим сроком хранения

Порядок утилизации документов

Однако при избавлении от лишней части архива необходимо соблюсти определённый порядок. Сначала архивариусы или секретарь составляют список документации, подлежащей утилизации. Это будут приказы, решения, договоры, отчёты с истёкшим сроком хранения (в архиве есть регламент, где указано, сколько хранятся разные виды документации).

На следующем этапе готовятся акты о выделении документов к уничтожению. Это таблица, где указаны:

  • заголовок дела — в архивах дела сгруппированы подшивками, например, «Приказы генерального директора»;
  • годы;
  • количество дел или листов;
  • сроки хранения;
  • в каком виде передаются — папками, коробками, россыпью.

Когда акты на уничтожение готовы, создаётся комиссия. Достаточно двух сотрудников из разных структурных подразделений и представителя руководства. Они оценивают предлагаемый список, проводят экспертизу документов на уничтожение, чтобы по ошибке не утилизировать то, что пока нельзя или что может потребоваться в работе.

Затем комиссия выбирает способ уничтожения: сжигание, измельчение ручную или шредером, передачу специализированной компании по утилизации бумаг. Сжигание трудно безопасно организовать в офисных условиях. Рвать вручную большие объёмы бумаг займёт много времени.

Шредер справляется с небольшими партиями бумаг, но его нужно отдельно покупать или арендовать.

Сдать часть архива специализированной компании, которая уничтожит его — самый простой вариант (если в передаваемых бумагах нет секретных данных или подрядчик гарантирует конфиденциальность).

Далее пишут отдельный акт или делают отметку, что документы уничтожены в уже подготовленных актах на уничтожение.

Обзор законодательства

У любой организации есть право разработать собственный порядок утилизации устаревшей части архива. В его основу стоит положить:

  • Закон об архивном деле.
  • Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учёте.
  • Перечень типовых управленческих архивных документов.
  • Основные правила работы архивов организаций.

Необходимо соблюдать законодательно установленные сроки хранения разных категорий. Например, у бухгалтерских документов он не может быть меньше 5 лет с даты окончания отчётного периода. В остальном компании свободны в обращении с документацией, методах её утилизации и документальном оформлении.

Образец акта об уничтожении документов

Образец Акта об уничтожении документов

Рассмотрим образец акта на уничтожение документов. У него нет единой унифицированной формы, поэтому любое юридическое лицо вправе разработать свой вариант бланка. Рекомендуется отразить в шаблоне следующую информацию:

  • наименование и реквизиты фирмы;
  • наименование документа;
  • состав комиссии, приказ о её создании (номер и дата);
  • номер акта на уничтожение, который подготовили в архиве;
  • список утилизированной документации в виде таблицы, с указанием категории, сроков хранения и количества листов (папок, коробок, килограмм);
  • способ уничтожения;
  • дата;
  • подписи всех членов комиссии.

Скачать: Акт об уничтожении документов (образец заполнения) и Акт об уничтожении документов (пустой бланк)

Срок хранения актов об уничтожении

Другой важный вопрос — сколько составляет срок хранения актов об уничтожении документов. Время обязательного хранения таких документов составляет 5 лет, но рекомендуется сохранять их весь период существования компании. Дело в том, что подтверждение уничтожения того или иного акта, отчёта или договора может потребоваться даже через несколько лет. Например, в суде.

Заключение

Уничтожать архив предприятия с истёкшим сроком хранения может только специально созданная комиссия, которая проведёт экспертизу и подтвердит, что они утратили силу и не представляют ценности для компании.

Утилизация обязательно оформляется актом, в котором перечисляют, что именно и в каком виде уничтожено.

У такого акта нет унифицированной формы, но рекомендуется представлять информацию в виде таблицы с точным указанием наименований, годов и количества утилизированных документов.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://biztolk.ru/organizatsiya-biznesa/dokumenty/obrazets-akta-na-unichtozhenie-dokumentov.html

Акт об уничтожении документов

Акт об уничтожении договоров. Акт об уничтожении документов

Как оформить акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения? Зависят ли особенности процедуры от вида документации? Кто должен заниматься уничтожением служебных бумаг, и какие нормы регламентируют этот процесс?

В основе деятельности любой организации лежит множество видов служебной документации. Она регламентирует бизнес-процессы и является их подтверждением.

Именно поэтому все официальные бумаги хранятся в компании до истечения их сроков хранения. Эти сроки определяются на законодательном уровне.

Что касается локальных норм компании, то функцию регламентирования в данном случае выполняет номенклатура дел организации. Узнайте больше о сроках хранения официальных бумаг в организации

Утилизация служебных бумаг проводится ежегодно. Это обусловлено тем, что многие из них теряют свою актуальность и ценность по прошествии определенного срока. Данная процедура строго актируется и имеет ряд важных нюансов.

Кто и когда оформляет акт об уничтожении документов и дел

Для того чтобы определить, какие бумаги подлежат утилизации, необходимо провести экспертизу их ценности. В компании создают специальную экспертную комиссию, в состав которой включают не менее двух сотрудников. 

Состав комиссии утверждается приказом руководителя. Впоследствии  эти сотрудники будут нести ответственность за все этапы процедуры.

В состав комиссии, как правило, входят: представители структурных подразделений, юрист, главный бухгалтер, кадровый специалист и сотрудник, ответственный за архивное хранение.

Экспертиза ценности должна проводиться несколько раз:

  • по окончании календарного года и завершении формирования дел;
  • по истечению установленных сроков хранения;

Цель оценки — удостовериться в том, что выделенная к утилизации документация не содержит актуальной и важной для компании информации и обладает завершенным сроком хранения. Узнайте, какие виды документации подлежат уничтожению

Справка

В ходе работы экспертная комиссия выполняет следующие процедуры:

  1. Проверка дел на предмет наличия бумаг с истекшим сроком хранения;
  2. Отбор документации, утратившей практическую ценность;
  3. Оформление протокола заседания комиссии;
  4. Заполнение акта о выделении документов к уничтожению;
  5. Передача на утилизацию;

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Одной из причин утилизации официальных бумаг можно считать истечение срока их хранения.

Руководствуясь номенклатурой дел организации, комиссия отбирает бумаги с истекшим сроком для утилизации и составляет акт о выделении документов к уничтожению. Образец бланка можно найти в приложении №11 к п. 3.7.2.

«Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов»  (утверждены Приказом №19 Минкультуры России от 18.01.07).

Как правило, список таких бумаг составляет лицо, осуществляющее процедуру утилизации. В него вносят полный перечень наименований, предназначенных к данной процедуре.

Обязательно должны быть даны отсылки к нормативно-правовой базе, являющейся основанием для утилизации. Акт утилизации необходимо утвердить у руководителя компании. Только после этого можно приступать к последнему этапу.

После окончания процедуры факт ее завершения фиксируется экспертной комиссией, что подтверждается соответствующей отметкой.

Акт на уничтожение бухгалтерских документов

Бухгалтерская документация текущего характера обладает сроком временного хранения до 10 лет. Ее не включают в архивный фонд, а хранят на местах, в соответствующих отделах. По истечении установленных сроков и проведения экспертизы ценности эти бумаги утилизируются. Согласно Приказу Министерства Культуры №526 от 31.03.2015, проверку ценности проводят с периодичностью раз в год.

Бухгалтерскую документацию, срок хранения которой закончился, изымают из подразделений организации. В ходе данной процедуры важно проследить за тем, чтобы ее срок истек до 31 декабря предшествующего года. В случае, когда он завершается в текущем году, утилизацию можно будет провести лишь через год.

В перечне на утилизацию приводят полный список ликвидируемых бумаг. Кроме того, данный список можно отразить в отдельной описи, оформив ее как приложение.

В архивах организаций экспертиза ценности документации может быть проведена в двух случаях:

  1. при подготовке к передаче дел в центральные архивы;
  2. при выделении дел с истекшими сроками хранения;

Каждое дело, помеченное отметкой ЭПК, подлежит полистному просмотру. Это необходимо, чтобы выявить бумаги постоянного срока хранения, которые могут быть в подшивке. После этого дело выделяется к утилизации и включается в список.

Акт уничтожения документов, не подлежащих хранению, составляется службой делопроизводства. После согласования его необходимо утвердить у руководителя компании, который несет ответственность за ее архивный фонд. В случае, когда организация считается источником комплектования муниципальных или государственных архивов, описи дополнительно необходимо направить на рассмотрение вышестоящей ЭПК.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210954-akt-ob-unichtojenii-dokumentov-18-m1

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Акт об уничтожении договоров. Акт об уничтожении документов

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса.

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Как составить акт на уничтожение документов

Как не ошибиться с датой акта

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

Оформляем факт уничтожения документов

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

Итоги

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний.

Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится.

Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

  • Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
  • Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
  • Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
  • Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии.

К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать.

Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Скачать пример акта

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

  • документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000;

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/unichtozhenie_dokumentov_s_istekshimi_srokami_hraneniya_akt/

Как происходит ккт утилизации документов, нюансы

Акт об уничтожении договоров. Акт об уничтожении документов

В каждой организации за время работы накапливается кипа бумаг: приказы, справки, накладные, выписки. Со временем возникает проблема утилизации документов с истекшим сроком хранения. Уничтожать такие бумаги нужно по правилам.

Порядок уничтожения

Законодательно закреплены сроки хранения:

  • временные — до 10 лет;
  • бессрочные — от 75 лет.

Ликвидация бухгалтерских, кадровых, распорядительных бумаг проходит по единым правилам. Вначале создается комиссия экспертов (ЭК), которую утверждает приказом руководитель организации. Она оценивает документацию, подлежащую утилизации.

Этапы подготовки:

  1. определяется значимость бумаг;
  2. выделяются с истекшим сроком годности;
  3. составляется акт утилизации документов с перечнем;
  4. производится уничтожение, которое подтверждается актом.

Образец компания разрабатывает самостоятельно или пользуется типовым. Попутно заполняется протокол за подписью руководства и комиссии.

Как правильно оформить акт

Составляется на фирменном бланке, листе А4 от руки или печатным текстом. Количество экземпляров соответствует числу экспертов комиссии и дополнительно один образец организации.

Акт на утилизацию бухгалтерских документов имеет 3 части (деление условное):

  • В шапке указываются название организации, реквизиты, ФИО директора (руководителя).
  • В основной части прописываются: название, номер, дата; в тексте указывают членов ЭК, проводимые мероприятия. Списком или таблицей перечисляются документы на уничтожение.
  • В заключении ставят дату, Ф.И.О. и подписи председателя, членов комиссии.

Акт идет на подпись руководителю. Ликвидированную документацию списывают с учетных журналов, указывая основание, дату, номер.

Нюансы уничтожения бумаг бухгалтерии

Сроки хранения, ликвидации регулируются ФЗ №125 от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в РФ», № 402 «О бухгалтерском учете», статьей №23, 283 НК.

  • 4 года хранятся бумаги расчета, уплаты налогов;
  • 5 лет — бухгалтерская учетная документация, учетные регистры.

Предприятия-банкроты не имеют права уничтожать документы на срок переноса убытка на последующие периоды. За нарушение предусматривается уголовное наказание по ст.195 УК РФ.

Уничтожение архивных документов

Негосударственный отдел Архивного фонда берет на хранение документацию частных организаций (акционерных обществ, корпораций).

Бухгалтерские годовые отчеты, балансы хранятся 10 лет, лицевые счета наемных работников — 75 лет, учетные регистры — 3 года. Утилизация архивных документов возможна по истечению срока давности.

Экспертная комиссия совместно с представителями архива выделяют бумаги к ликвидации. Определяется ценность. Отобранная документация подлежит описи в акте на уничтожение. Директор подписывает приказ о физической утилизации.

Виды утилизации

Если бумаг накопилось немного, их можно уничтожить самостоятельно. Большие объемы ликвидировать силами специализированной компании.

Способы:

  • сжигание;
  • измельчение специальным аппаратом (шредер).

Сжигают конфиденциальные носители информации. Проводят операцию специальные организации. Вся документация перевозятся в опломбированных пакетах.

После измельчения шредером сдать в макулатуру бухгалтерские документы. Так поступают с бумагами, не имеющими секретности.

Можно заключить договор об утилизации документов путем прессования с компанией. Бумага режется аппаратом на полосы. Чтобы исключить возможность восстановления, отходы прессуются и отправляются в переработку.

Если документацию уничтожает сторонняя организация:

  • Документы на уничтожение передаются по накладной.
  • Заказчику выдается акт утилизации.
  • Во время уничтожения присутствует сотрудник заказчика.
  • Возможна видеосъемка процесса.

Специалисты компании помогут составить акт без ошибок.

Как учитывать расходы на утилизацию

В бухгалтерском учете все затраты на уничтожение документов с истекшим сроком хранения оформляются как общехозяйственные расходы по обычным видам деятельности (ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

Бухучет при бесплатной утилизации документов не ведется.

Акты о физическом уничтожении бумаг держатся в отдельной папке. Срок хранения — 5 лет. Процесс отбора и уничтожения документов оформляется актами. Контроль и организацию ведет экспертная комиссия, назначенная приказом директора компании.

За несоблюдение периода хранения руководитель несет административную ответственность.

Скачать пустой бланк акта об уничтожении документов

Источник: https://musorish.ru/akt-utilizatsii-dokumentov/

Правсила
Добавить комментарий