Обложка дел постоянного временного хранения. Постоянно – это сколько? Способы систематизации документов

Архивация документов постоянного срока хранения

Обложка дел постоянного временного хранения. Постоянно - это сколько? Способы систематизации документов

В делопроизводстве многих компаний, фирм и организаций существует ряд документов постоянного срока хранения. К бумагам, срок хранения которых является неограниченным, относятся материалы относительно личного состава компании, а также другие документы государственной и муниципальной службы.

Как проводится отбор документов постоянного срока хранения?

Чтобы определить круг документов, предназначенных для постоянного хранения, используется номенклатура дел предприятия, причем необходимо просмотреть каждый лист дела. Если обнаруживаются дублирующие экземпляры – они подлежат изъятию, так же, как и всевозможные черновики, копии и бумаги, имеющие временный срок хранения.

Вместе с полистным просмотром дел проводится отбор документов, подлежащих временному хранению, до 10-и лет включительно, срок хранения которых уже истек.

В чем заключается архивация документов?

Архивация представляет собой комплекс переплетных и архивных работ, необходимых для систематизации и упорядочения документов. При проведении архивирования необходимо составление научно-справочного аппарата, то есть номенклатуры дел, описи дел, внутренней описи, акта о выделении к утилизации документов и т.д.

Архивация документов проводится в несколько этапов:

  • Подготовительный этап. Специалисты нашей компании анализируют фонд документов организации для выявления его состава и особенностей, знание которых позволяет сделать работу по архивации максимально эффективной и оперативной.
  • Сортировка документов. На данном этапе из документального фонда устраняются не имеющие ценности документы, хранение которых не является необходимым.
  • Систематизация документов. Чтобы облегчить поиск бумаг, в архиве их распределяют по времени создания, типу, принадлежности к той или иной структуре компании или по другим критериям. Систематизированные документы подшиваются в дела, на которых проставляется печать организации.
  • Опись документов. Перед тем, как архивироваться, дела снабжаются титульным листом. На нем указываются перечень скрепленных бумаг, их число, архивный код, срок хранения и другие данные.
  • Каталогизация. Данный этап архивации документов предусматривает их помещение в место хранения. Обычно дела распределяются по стеллажам архива в соответствии с их типом – на одной полке находятся накладные, на другой – личные дела сотрудников и т. д.

Переплетные работы

Целесообразно переплетать как документы постоянного хранения, так и документы, подлежащие временному или оперативному (до 5 лет) хранению.

Что касается документов постоянного срока хранения, они могут переплетаться только после окончания обработки архива, экспертизы ценности документов и выделения бумаг для утилизации. В переплетенном виде бумаги хранятся долго, не подвергаясь опасности порчи. Обычно сформированное и переплетенное дело содержит в себе не более 250 листов. Средняя толщина такого дела не превышает 4 см.

Если документы направляются на архивацию, они могут быть подшиты в твердую картонную обложку таким образом, чтобы можно было легко прочесть любую бумагу из папки.

Для чего производятся переплетные работы?

Переплет дел, направленных на архивное хранение, выполняется для:

предупреждения преднамеренной выемки документов; предотвращения случайной потери документов в ходе работы с ними; уплотнения дел, в результате которого высвобождаются офисные площади; формирования дел, предназначенных для представления их на аудит; формирования дел для их передачи на архивное хранение.

Преимущества передачи дел в архив

Работа любой компании не в последнюю очередь зависит от порядка в документах, гарантировать который может архивирование. Среди его преимуществ:

  • экономия офисного пространства;
  • контроль местонахождения всех бумаг, удобный и быстрый поиск любого файла. Формирование архива сопровождается созданием базы данных, проведением классификации и систематизации;
  • возможность замены или восстановления любого утерянного документа;
  • уничтожение файла по указанию владельца или по истечении срока хранения. Автоматизированная система архива своевременно напоминает о необходимости утилизации;
  • постоянная готовность к аудиторским и налоговым проверкам;
  • передача документов в Архивный Фонд Российской Федерации в случае ликвидации компании-заказчика;
  • полная конфиденциальность информации и защита от несанкционированного прочтения или изъятия документов.

Архивация документов в компании ОРБ

Архивирование – важная и необходимая процедура функционирования любой организации. Компания ОРБ предлагает комплексные услуги по архивации документов. Квалифицированные сотрудники с огромным опытом работы обеспечат своевременную систематизацию, учет и сохранность ваших бумаг.

Источник: https://orbrm.ru/articles/arhivaciya_dokumentov_postoyannogo_sroka_hraneniya/

Текущее хранение документов: порядок формирования дел

Обложка дел постоянного временного хранения. Постоянно - это сколько? Способы систематизации документов

При работе с документами, вышедшими из оперативной работы, в первую очередь встает вопрос правильной их систематизации. Правильная классификация документов для размещения их в делах позволит в дальнейшем существенно сократить время на их поиск. Рассказываем, как «1С:Документооборот» помогает при организации текущего хранения документов.

Правила и сроки хранения документов

Правила хранения документов закреплены на государственном уровне в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526.

По срокам хранения документы можно разделить на 3 группы:

  • постоянного хранения,
  • временного хранения свыше 10 лет,
  • временного хранения до 10 лет.

Сроки хранения документов следует смотреть в типовых перечнях. Основным, использующимся в любой организации, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных организаций, органов местного самоуправления и организациях, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения.

При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через 3 года после их завершения.

Документы временного срока хранения до 10 лет в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы.

Если организация не имеет возможности хранить документы по месту своего расположения, то она может заключить договор на депозитарное хранение с профильными организациями, которые будут самостоятельно следить за сохранностью документов и вовремя их уничтожать.

Сформированные и законченные дела до передачи их в архив организации хранятся в структурных подразделениях, которые должны обеспечить сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли. 

Порядок формирования дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

Если организация небольшая, то эту работу выполняет секретарь. Если в организации есть структурные подразделения, то дела формируют их сотрудники самостоятельно.

Существуют правила формирования дел, которых следует придерживаться:

  • помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел;
  • помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
  • помещать приложения вместе с основными документами;
  • группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
  • группировать в отдельные дела документы разных сроков хранения.

Указанные признаки могут быть дополнены и сочетаться между собой.

В дело включается лишь один экземпляр каждого документа. Черновые экземпляры и копии уничтожаются.

Одно дело должно быть объемом не более 250 листов при толщине не более 4 см. Такие размеры дел позволяют легко брать, носить дела и пользоваться ими впоследствии.

Формирование дел с помощью 1С:Документооборота

Формирование дел легко обеспечивается средствами «1С:Документооборота» с помощью справочника «Дела (тома)» в строгом соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. В карточку дела автоматически переносится информация из номенклатуры дел организации.

Электронная карточка дела содержит следующие сведения:

  • наименование по номенклатуре дел;
  • номер тома;
  • период, за который собраны документы, хранящиеся в деле;
  • количество листов;
  • место хранения.

Дата начала дела заполняется автоматически датой первого документа, отнесенного к делу.

Поле «Место хранения» содержит информацию о территории и кабинете, в котором хранится бумажный экземпляр дела.

После исполнения документов и окончания работы с ними бумажные документы, подлежащие архивному хранению, помещаются в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения их физической сохранности, а электронные документы и карточки документов списываются в дела непосредственно в «1С:Документообороте».

Документы внутри бумажного дела обычно располагаются в хронологической последовательности и по тематическому или корреспондентскому признаку. Например, переписка группируется за календарный год по хронологии решения вопроса: документ-ответ помещается за документом-запросом.

Также документы могут размещаться по хронологии и по видам. Так, распорядительные документы группируются с относящимися к ним приложениями.

Локальные нормативные акты подшиваются в дела вместе с приказами, которыми они вводятся в действие. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы формируются в дела по видам заседаний, совещаний, собраний (по каждому виду отдельно) и по хронологии.

Организационные документы и локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, подшиваются в дела вместе с ними. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки. На обложках указываются:

  • наименование организации (полное и краткое);
  • наименование структурного подразделения;
  • индекс дела по номенклатуре дел;
  • заголовок дела в полном соответствии с номенклатурой дел;
  • срок хранения дела.

Обложка дела формируется автоматически из карточки дела в «1С:Документообороте» по унифицированной форме.

Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

В конце каждого года в «1С:Документообороте» дела закрываются, если они не являются переходящими, и программа запрещает списание в них документов.

Если одному из сотрудников организации понадобился документ из уже сформированного дела, то на место документа, выдаваемого сотруднику, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. «1С:Документооборот» формирует лист-заместитель по унифицированной форме.

Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя подразделения, в котором находится на текущем хранении документ. В «Журнале передачи»  (рис. 1) в «1С:Документоообороте» указывается факт передачи конкретных документов, находящихся в деле. Это позволяет отслеживать возврат документов и дел в дальнейшем. 

Рис. 1

На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. Карта-заместитель также формируется автоматически из карточки дела (рис. 2).

Рис. 2

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений не более чем на один месяц и после его истечения подлежат возврату.

Изъятие документов из дел постоянного хранения возможно только в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним следует проводить комплекс работ:

  • создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
  • размещение дел;
  • проверка наличия и состояния документов и дел;
  • соблюдение порядка выдачи дел.

Дела, находящиеся на текущем хранении, следует систематически проверять на наличие и состояние документов в них. Такая проверка обеспечит установление фактического наличия дел и соответствие их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел также проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, начальника службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел и карточек дел (томов) в «1С:Документообороте» с описанием дел на обложке. Физическое состояние дел определяется путем полистного просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в порядке, установленном законодательными, нормативно-правовыми и локальными нормативными актами.

См. по теме также статьи: Сдача документов в архив организации и Номенклатура дел: правила составления.

Источник: https://buh.ru/articles/documents/75402/

Опись дел постоянного хранения – образец составления

Обложка дел постоянного временного хранения. Постоянно - это сколько? Способы систематизации документов

Опись дел постоянного хранения составляется в архиве на основе сдаточных описей структурных подразделений, по которым документы передавались в архив.

Вообще-то описи принято при составлении подразделять по срокам хранения: постоянного, временного (> 10 лет), в том числе по личному составу и специфические дела, характерные для отдельно взятой организации (если имеются, например, налоговые дела индивидуальных предпринимателей, научные отчеты и т.п.). Здесь будет рассмотрен порядок составления описи дел постоянного хранения (образец оформления приведен в конце).

Основное предназначение описей – учет и оперативный поиск архивных дел. Архивная опись – это по своей сути справочник с перечислением по определенной системе, включенных в нее единиц хранения (дел).

В завершении процесса научно-технической обработки дел (т.е.

после систематизации и подшивки документов в твердую обложку) по установленной форме составляют опись постоянного хранения (образец в статье соответствует регламентируемой нормативными актами форме).

Правила составления описи дел постоянного хранения

Включают в нее в порядке валовой нумерации заголовки документов с постоянным сроком хранения, а также могут войти часть дел с отметкой «ЭПК». Для работы вам потребуется номенклатура дел организации и перечни с указанием сроков хранения, чтобы оценить полноту отбора дел и уточнения сроков их хранения.

Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет. В дальнейшем допускается в уже оформленный годовой раздел описи дополнительно включать дела (впоследствии обнаруженные), при этом используют литерные номера (в приведенном примере – 253а).

Заполняют графы описи на основании сведений на обложке дел. Каждое дело должно иметь самостоятельный номер. Если фактически получилось несколько томов, то каждый том необходимо вносить под новым номером.

В описи дел обычно не повторяют одинаковые заголовки. Вначале заголовок должен быть воспроизведен в полном варианте (а также сверху каждого листа), в случае повторного написания часть его подлежит замене на «То же» (см. образец – приказы).

Обычно опись состоит из нескольких годовых разделов (в образце за 2011 год). В конце обязательно сделать итоговую запись (опять-таки проще посмотреть на образце, чем долго описывать словами).

К описи постоянного хранения принято составлять предисловие, в котором описывают основные функции и структуру организации, относящихся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования и т.п. Предисловие подписывает его составитель и ответственный за архив.

При необходимости составляют оглавление (если большое количество подразделений), список сокращений (если использованы термины за пределами общеупотребительных слов).

Организациям, передающим свои документы на государственное или муниципальное хранение, требуется подготовить 4 экземпляра описи дел постоянного хранения. Для остальных – исходя из практических соображений (может быть достаточно 1-2 экземпляра).

Незаконченную опись (т.е. предполагается вести ее в дальнейшем) не подшивают, ее хранят в папке с завязками (актуально для организаций-источников комплектования госархивов).

Утверждение годового раздела описи дел постоянного хранения

 
После утверждения годового раздела описи дел внесение изменений возможно только после принятия ЭПК об этом решения (касается организаций, передающих впоследствии документы на государственное (муниципальное) хранение).

Образец описи дел постоянного хранения

Открытое акционерное общество«Кориандр»(ООО «Кориандр») Фонд № 854Опись № 1дел постоянного храненияза 2011 годУТВЕРЖДАЮдиректорОАО «Кориандр»____________В.Н. Фунтикова30.09.2014   
Общий отдел
25201-07 Приказы № 01-82 директора ОАО «Кориандр» по основной деятельности за 2011 год и документы к ним. Том 1 15 января-22 июня2011 234Связка№ 26 
25301-07 То же, № 83-128. Том 2 08 июля-27 декабря2011 187
253а01-08Распоряжения  № 01-34 директора ОАО «Кориандр» по основной деятельности за 2011 год 02 февраля-30 декабря201140
25401-12Положения об отделах ОАО «Кориандр»11.01.201122.03.201186
288Последний заголовок в данном годовом разделе описи

Итак, образец описи постоянного хранения имеется, основные моменты по составлению описи приведены. Далее будет статья об упорядочении документов по личному составу.

Евгения Полоса

Источник: http://delo-ved.ru/arhiv/opis/opis-del-postoyannogo-hraneniya-obrazes.html

Оформление обложек дел постоянного и временного хранения

Обложка дел постоянного временного хранения. Постоянно - это сколько? Способы систематизации документов

Обложки дел постоянного хранения и по личному составу оформляют после согласования описей на данные группы дел на ЭПК государственного архивного учреждения.

Оформление обложек дел со сроками хранения свыше 10 лет (не считая дел по личному составу) производят после согласования и утверждения описей с ЭК и руководителем организации.

Дела со сроками хранения до 10 лет включительно допускается оставлять на скоросшивателях. При необходимости в надписи на обложках этих дел, которые были сделаны в начале делопроизводственного года при заведении дел, вносят уточнения и дополнения (указывают номера и крайние даты документов, уточняют название организации и структурного подразделения и т.п.).

Обложки дел должны содержать следующие реквизиты:

  • – наименование организации и ее непосредственная подчиненность;
  • – наименование структурного подразделения;
  • – индекс дела;
  • – номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
  • – заголовок дела;
  • – аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
  • – дата дела (тома, части);
  • – количество листов в деле;
  • – срок хранения дела;
  • – архивный шифр дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривают место ниже верхнего Поля для наименования государственного архива, в который будут переданы дела данной организации на государственное хранение.

Наименование организации указывают на обложках полностью в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она подчинена (также в именительном падеже). При наличии официально принятых сокращений наименований организации и вышестоящей организации их пишут в скобках после полного наименования.

Срок хранения проставляют в соответствии с номенклатурой дел после сверки с ведомственным или типовым перечнем документов с указанием сроков хранения документов. На делах постоянного хранения пишут “Хранить постоянно”.

Архивный шифр дел может быть проставлен на обложках дел постоянного хранения только по согласованию с государственным архивом, в который данная организация передает документы на государственное хранение.

На делах по личному составу и других делах со сроками хранения свыше 10 лет архивный шифр проставляет архив организации после согласования описи дел по личному составу ЭПК государственного архивного учреждения, согласования с ЭК организации и утверждения руководителем организации описи на дела со сроком хранения свыше 10 лет.

Надписи на обложках дел производят стойкими черными чернилами или тушью.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (до 10 лет) хранения после окончания календарного года (или определенного периода, в котором они сформировались) должны быть подготовлены к оформлению, оформлены и учтены. Это нужно для обеспечения их сохранности и эффективного использования в подразделениях в течение всего оперативного периода до момента передачи дел в архив.

Подготовка дел и документов к передаче в ведомственный архив включает в себя:

  • – систематизацию документов в делах;
  • – проведение экспертизы ценности документов в делах;
  • – оформление дел;
  • – составление описи дел структурного подразделения.

Перечисленные работы проводятся сотрудниками подразделений ответственными за ведение делопроизводства, под методическим руководством (при непосредственном практическом участии заведующего архивом организации.

Перед техническим оформлением дел при необходимости проводят дополнительную систематизацию или пересистематизацию документов в делах, этого документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, т.е. в порядке, обратном тому, который сложился в текущем делопроизводстве.

В начале дела (сверху) располагают самый ранний документ, в конце (внизу) – самый поздний.

Параллельно с систематизацией проводят дополнительную полистную экспертизу ценности документов: проверку на дублетность, принадлежность к данному хронологическому периоду и данному делу. Изымают лишние экземпляры, черновики и т.п.

В случае необходимости к данной работе привлекают членов экспертных комиссий, руководителей подразделений и ведущих специалистов (например, при определении подлинности документа, принадлежности документа к данному делу и т.п.).

Page 3

Перейти к загрузке файла
  • 1. Андреянова В.В. Как организовать делопроизводство на предприятии. – М.: Инфра-М, 2001
  • 2. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998.
  • 3. ГОСТ 16.487-88. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., Издательство стандартов, 1989.
  • 4. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т. В, Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.
  • 5. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере / Павлюк А.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. – 5-е изд. перераб. и доп. – М.: СПб.: Герда, 2001.
  • 6. Стенюков М. . Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия / М.: Приор, 2001 – 348 с.
  • 7. Быкова Т.А., Емыгиева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. пособие. – М.: МИФИ, 1996, 68 с.
  • 8. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. — М.: Научная книга, 1998, 137 с.
  • 9. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, “Альфа”, 2002.
  • 10. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., 1991.
  • 11. Сотов М.О. Делопроизводство. – М.: Русская Деловая Литература, 1990.
  • 12. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие – М. Издательство РДЛ, 2000.
  • 13. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 272 с.
  • 14. «Делопроизводство» № 34 от 08.1999, С.45.
  • 15. Стопилкина П.Л. Документы. Делопроизводство. – М, 1998., Высш. шк. – С. 443.
  • 16. Организация службы делопроизводства. / Под ред. В.Л. Кудряева. – М.: Интел – Синтез,1999.

  Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter

Источник: https://studwood.ru/1414556/menedzhment/oformlenie_oblozhek_postoyannogo_vremennogo_hraneniya

Дела постоянного хранения

Обложка дел постоянного временного хранения. Постоянно - это сколько? Способы систематизации документов

Дела постоянного хранения формируются из тех документов, которые должны храниться весь тот период пока существует организация. Чтобы облегчить поиск и идентификацию, оформление дела постоянного хранения производится в строго установленном порядке.

Как формируются дела постоянного хранения

Все документы, сопровождающие деятельность компании, должны какое-то время храниться, поскольку могут потребоваться в практической работе.

Конечно, все они имеют разные сроки хранения, определяющиеся в зависимости от практической значимости того или иного документа. Поэтому одним из основных классификационных признаков является срок хранения.

В соответствии с ним все документы подразделяются на те, что хранятся временно и те, что хранятся постоянно.

Основным регламентом, в соответствии с которым устанавливаются сроки хранения документов, является Перечень типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (далее – Перечень). Данный Перечень был утвержден приказом Министерства культуры России от 25.08.2010 №558.

Согласно Основным правилам работы архивов и Типовой инструкции по делопроизводству, в начале каждого нового календарного года все документы за прошлый год формируются в дела в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел.

При этом в дела постоянного срока хранения, как правило, подшивают только те документы, которые должны храниться постоянно. Некоторые из таких документов, для которых Перечнем установлен постоянный срок хранения, приведены в таблице.

Наименование документа

Вид документа

Положения о структурных подразделениях и подразделениях в составе структурных подразделений

Разработанные и утвержденные в организации

Доверенности

Выданные руководителем, подтверждающие полномочия представлять интересы организации, генеральные доверенности на право управления имуществом

Структурные схемы организации управления и пояснительные записки к ним

Разработанные и утвержденные в организации

Штатные расписания

Разработанные и утвержденные в организации

Номенклатуры дел (типовые и примерные) и должностей, классификаторы дел и документов

Разработанные и утвержденные в организации

Акты приема-передачи с приложениями

Составленные в случае смены руководителя

Справки, сводки, информационные и докладные записки

Касающиеся основной (профильной) деятельности организации

Положения о лицензировании отдельных видов деятельности и перечни видов лицензируемой деятельности

Разработанные и утвержденные в организации

Реестры акционеров, выписки из реестров акционеров, реестры владельцев ценных бумаг
 

Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

Докладные записки, справки, акты отчеты по проверкам организации

По профильным направлениям деятельности компании

Обращения граждан

Жалобы на серьезные недостатки и случаи коррупции, предложения творческого характера 

Описи дел

Постоянного хранения, утвержденные

Кроме этих документов в отдельные дела постоянного срока хранения также подшиваются, например:

учредительные, уставные и регистрационные документы организации;

распорядительные документы предприятия;

годовые программы и отчеты, в том числе сводные, отчеты в ФНС и внебюджетные фонды, а также бухгалтерские балансы.

Для чего составляется опись дел постоянного хранения

До того, как они будут переданы в общий архив организации, сформированные в папки дела могут оставаться на хранении в структурных подразделениях.

После того, как практическая надобность в документах отпадет, дела передаются в архив по сдаточным описям структурных подразделений.

Образец сдаточной описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу структурного подразделения предприятия приведен ниже.

Скачать образец можно здесь.

На основе этих описей, после того, как дела систематизированы и подшиты в твердые обложки, составляется отдельная опись дел постоянного хранения.

Дела в архиве располагаются на специальных стеллажах и полках вертикально, так, чтобы на корешке каждой папки был виден индекс дела, присваиваемый ему в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Естественно, искать нужное в работе дело только по индексу — затруднительно, для оперативного поиска как раз и используется опись дел постоянного хранения, содержащая перечень единиц хранения, которыми являются дела.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210982-qqq-17-m7-dela-postoyannogo-hraneniya

Правсила
Добавить комментарий