Событийный менеджмент. Ивент-менеджмент – это управление организацией мероприятий. Event-менеджмент и его развитие в России. Соотношение ивент менеджмента и планирования мероприятий

Ивент-менеджмент – это управление организацией мероприятий. Event-менеджмент и его развитие в России

Событийный менеджмент. Ивент-менеджмент - это управление организацией мероприятий. Event-менеджмент и его развитие в России. Соотношение ивент менеджмента и планирования мероприятий

Ивент-менеджмент – это комплекс мероприятий, осуществляемых для создания массовых и корпоративных событий. При этом первые призваны оказывать мощную поддержку рекламным компаниям, а вторые направляются на укрепление духа внутри корпораций.

Event-менеджмент известен и под другим названием – «событийный». Его основная задача заключается в организации из обычного мероприятия масштабного события, которое будут еще долго помнить и по его окончании.

Немного истории

Если рассматривать данное понятие в переводе с английского, то это мероприятие, событие. Из первоисточников известно, что первые развлекательные мероприятия появились еще в начале 19-го века.

В тот период началась продажа билетов на различные соревнования в профессиональном спорте.

При этом и Олимпийские игры, например, в Древней Греции, или различные состязания в Древнем Риме также могут быть отнесены к развлечениям.

Культовым event-менеджером Джо Голдблаттом доказано, что профессия организатора различных развлекательных мероприятий берет свое начало с 20-го века (1955 год – открытие “Диснейленда”).

Этому выдающемуся человеку можно поверить, так как именно он является основателем Международного сообщества event-менеджмента.

Им же разработаны первые в мире учебные курсы и профессиональная сертификационная программа в данной сфере.

Как известно, современное общество имеет две основные характеристики – массовое производство и потребление. Именно они и оказали влияние на постоянно возрастающую потребность event-маркетинга.

Как известно, современное общество имеет две основные характеристики – массовое производство и потребление. Именно они и оказали влияние на постоянно возрастающую потребность event-маркетинга.

В России событийный менеджмент прижился не сразу. Так, в СССР данный вид услуг долгое время предоставлялся государством, оно же несло и ответственность за организацию грандиозных праздников (например, Олимпиады).

Профессиональные event-компании в России начали свою деятельность только в 90-е годы 20-го века. В связи со спецификой этой сферы деятельности получалось так, что большая часть специалистов была из шоу-бизнеса. Поэтому некоторые мероприятия проводились в те годы не во имя принесения пользы, а для обычной галочки.

С развитием корпоративной культуры продолжил возрастать спрос не только на ивент-маркетинг, но и на профессионалов ивент-менеджмента.

Они не только должны быть креативными, но и должны владеть различными инструментами и знаниями в области психологии.

В современных агентствах данной направленности в штате находятся квалифицированные работники, способные организовать любое мероприятие. Можно также предположить, что данная отрасль предоставляемых услуг будет и дальше развиваться.

Итак, с чего может начинаться событие? Поводы, которые являются «прелюдией», после которой осуществляется организация мероприятий, могут быть совершенно разными. В зависимости от характера и целей, необходимо выделить следующие акции: семинары, соревнования, курсы повышения квалификации, встречи и заседания, а также годовщины.

К мероприятиям, которыми занимается ивент-менеджмент, относятся: фанд-рэйзер (сбор средств на определенные цели), поздравления, церемонии, торжества, спортивные соревнования, концерты и музыкальные выступления, а также массовые гуляния.

Основное в данном процессе – правильное использование каждого повода и организация праздника с максимальной пользой.

Известно из опыта, что организация мероприятий, даже самых незначительных по масштабу, может потребовать существенных затрат и усилий (материальных и интеллектуальных).

Поэтому для качественной подготовки необходимо четкое представление конечных целей, задач и желаемого общественного резонанса. Только после получения полных ответов на данные вопросы можно начинать непосредственно event-менеджмент.

Однако при планировании должны быть продуманы определенные ключевые позиции, о которых пойдет речь далее.

Бюджет

Этим термином определяется стоимость будущих мероприятий. Например, качественно проведенная корпоративная вечеринка обходится до 20 тысяч условных единиц.

А другое масштабное мероприятие (к примеру, концерт выдающегося исполнителя) представляет собой совершенно иной ивент-менеджмент.

Это праздник высшего уровня с дополнительными организационными мероприятиями: пресс-конференцией, интервью для прессы и телеэфирами. Стоимость таких масштабных мероприятий зачастую достигает огромных размеров.

План мероприятия

Не менее важный этап, на котором основывается организация мероприятия, – план. Составление конкретного перечня вопросов, которые необходимо решить, и определение сроков позволит не только правильно организовать тот или иной праздник, но и оптимально составить смету расходов на него.

Кадры

Урегулирование кадрового вопроса просто необходимо, чтобы работа по организации мероприятий была проведена правильно.

Так, на начальном этапе необходимо определить количество работающих на том или ином празднике артистов, звукорежиссеров, специалистов по свету.

Нужно четко понимать, сколько людей будут заниматься доставкой оборудования, подготовкой площади, а также ведением переговоров с подрядчиками.

Привлечение спонсоров

Организация и проведение мероприятий зачастую осуществляются со спонсорской помощью. Однако иногда корпоративный праздник на предприятии проводится собственными силами. Все зависит от масштабов той или иной вечеринки.

Привлечение внимания со стороны общественности

Одна из сверхзадач, которую пытается решить ивент-менеджмент, это получение необходимого общественного резонанса. Поэтому при планировании акции необходимо точно представлять, в каких объемах и какого характера отклик на то или иное событие желательно получить.

Привлечение сторонних организаций

С данным вопросом в любом случае сталкиваются начинающий ивент-менеджер либо руководитель маркетинга. Организация мероприятий более широкого масштаба доверяется профессионалам. Несмотря на то что такие праздники могут предприятию обойтись немного дороже, специальное агентство позволит избежать большинства хлопот, приняв на себя полный груз всех работ.

Специалисты, действуя в соответствии с принятыми правилами, сначала разрабатывают общую концепцию. А уже потом, используя творческий потенциал, предлагают идею, которая бы максимально выражала индивидуальность и суть будущего мероприятия.

Следующим этапом является подбор подходящего оборудования и помещения. Достаточно важным моментом в этом процессе является создание готового сценария.

Специалистами таких агентств будут организованы переговоры с подрядчиками, поиск профессиональных звукорежиссеров и ведущих.

Также профессионалы найдут пути, как сэкономить на некоторых мелочах, но при этом ничего не упустят в праздничной суматохе.

Эффективней пройдет организация мероприятий с привлечением специалистов соответствующего агентства, особенно при связях с общественностью. Например, коммуникационные агентства, у которых налажены давние контакты со СМИ, могут добиться общественного резонанса намного быстрее.

Профессионалами для достижения целей используются разнообразные способы распространения информации: direct-mail, наружная реклама и донесение информации до целевой аудитории с помощью специальных источников.

Таким образом, современные крупные российские компании сталкиваются с необходимостью организовать праздник с участием профессионалов.

На Западе ивент-менеджмент – это достаточно новый вид бизнеса, ему можно дать не более двадцати лет. Внимание российских предпринимателей было обращено на данный вид бизнеса только в середине 90-х годов.

В этот период отечественная экономика получила новое развитие и стала облагораживаться определенным образом различная работа. Event-менеджер стал одним из самых востребованных специалистов на коммуникационном рынке.

Количество агентств, которые предоставляют данные виды услуг, постоянно растет, а массовые мероприятия начинают приобретать европейскую ориентацию не только в Москве, но и в крупных центрах.

Однако организация мероприятия любого масштаба должна учитывать особенности отечественной ментальности: если пиршество – то до утра. Такая широта российской души иногда создает некоторые сложности, но на результат это никаким образом не влияет.

Необходимо также отметить тот факт, что у данной сферы деятельности широкие перспективы. При этом говорить, что такой рынок услуг полностью сформирован, тоже преждевременно.

Зачастую наличие низких цен в ущерб качеству в фирмах с данным видом деятельности обусловлено отсутствием в различных компаниях культуры событийного менеджмента. Так, многие вспоминают, что нужно праздновать Новый год или юбилей компании за несколько дней до события.

А на самом деле соответствующие расходы должны быть прописаны в смете еще хотя бы за полгода такого празднования.

Курсы ивент-менеджмента

К сожалению, учебных заведений, где бы готовили таких специалистов, не существует. Данной профессией обычно овладевают художники, психологи, рекламисты и педагоги.

В большинстве случаев люди без специального образования получают профессию «event-менеджер». Курсы подходят только те, у которых тематика перекликается с основами событийного менеджмента.

К сожалению, их на сегодняшний день тоже очень мало.

Зачастую event-агентства сами занимаются подготовкой своих сотрудников. Для этого принимаются на работу стажеры. А уже лучшие из них зачисляются в штат.

Выдвигаемые требования к кандидатам

Можно с уверенностью сказать, что работа менеджера данной категории – его образ жизни. Именно поэтому человек, избравший эту профессию, должен обладать качествами, напрямую перекликающимися с его профессиональной деятельностью.

Необходимые личностные качества event-менеджера:

– открытый и жизнерадостный характер, коммуникабельность, а также располагающая внешность;

– творческие и художественные способности;

– аналитическое и креативное мышление;

– высокая работоспособность и стрессоустойчивость;

– лидерские качества;

– организаторские способности;

– готовность к самосовершенствованию.

Исходя из приведенного выше перечня качеств, можно сделать вывод, что домоседам и флегматикам лучше в данную сферу не обращаться.

Люди этой профессии должны обладать художественными и творческими талантами. Однако немаловажное значение в этом случае приобретают и организаторские способности. Менеджер должен правильно расставлять приоритеты и добиваться поставленной цели любой ценой. Также ему должны быть присущи способность работать с огромным объемом информации и талант убеждения.

Таким образом, может показаться, что очень сложная штука этот ивент-менеджмент. Где учиться при этом, также не совсем понятно.

Можно одно сказать точно – если человек обладает хотя бы половиной тех качеств, которые отмечены в данной статье, то он уже может попробовать помочь в организации мероприятия, например, на предприятии, где работает.

А если это у него хорошо получится и ему понравится этим заниматься, тогда можно уже предлагать свои услуги и другим компаниям.

Основные направления ивент-менеджмента

Сегодня профессионалами PR-бизнеса выделены такие направления событийного менеджмента: организация внутренних корпоративных мероприятий, которые направлены на укрепления духа на предприятии; крупные широкомасштабные акции.

Однако в каждом отдельном случае специалисты исходят из задач, которые им необходимо решить. Точная формулировка цели поможет выбрать из широкого ассортимента инструментов ту форму, которая подходит в конкретном случае. Рассмотрим на примере.

Например, фармацевтической компанией event-агентству было заказано празднование пятилетия своего юбилея. Такого масштаба торжество, в первую очередь, способствует укреплению корпоративного духа.

Поэтому как оптимальный вариант был рассмотрен выезд коллектива в загородный клуб.

В качестве достаточно подходящего средства коммуникации выбраны командные конкурсы и спортивные эстафеты, а изюминкой праздника явилось предоставление возможности для любого желающего посмотреть город из корзины воздушного шара.

Источник: https://FB.ru/article/162710/ivent-menedjment---eto-upravlenie-organizatsiey-meropriyatiy-event-menedjment-i-ego-razvitie-v-rossii

Современное состояние событийного менеджмента

Как известно, современное общество имеет две основные характеристики – массовое производство и потребление. Именно они и оказали влияние на постоянно возрастающую потребность event-маркетинга.

Как известно, современное общество имеет две основные характеристики – массовое производство и потребление. Именно они и оказали влияние на постоянно возрастающую потребность event-маркетинга.

В России событийный менеджмент прижился не сразу. Так, в СССР данный вид услуг долгое время предоставлялся государством, оно же несло и ответственность за организацию грандиозных праздников (например, Олимпиады).

Профессиональные event-компании в России начали свою деятельность только в 90-е годы 20-го века. В связи со спецификой этой сферы деятельности получалось так, что большая часть специалистов была из шоу-бизнеса. Поэтому некоторые мероприятия проводились в те годы не во имя принесения пользы, а для обычной галочки.

С развитием корпоративной культуры продолжил возрастать спрос не только на ивент-маркетинг, но и на профессионалов ивент-менеджмента.

Они не только должны быть креативными, но и должны владеть различными инструментами и знаниями в области психологии.

В современных агентствах данной направленности в штате находятся квалифицированные работники, способные организовать любое мероприятие. Можно также предположить, что данная отрасль предоставляемых услуг будет и дальше развиваться.

Повод для таких мероприятий

Итак, с чего может начинаться событие? Поводы, которые являются «прелюдией», после которой осуществляется организация мероприятий, могут быть совершенно разными. В зависимости от характера и целей, необходимо выделить следующие акции: семинары, соревнования, курсы повышения квалификации, встречи и заседания, а также годовщины.

К мероприятиям, которыми занимается ивент-менеджмент, относятся: фанд-рэйзер (сбор средств на определенные цели), поздравления, церемонии, торжества, спортивные соревнования, концерты и музыкальные выступления, а также массовые гуляния.

Основное в данном процессе – правильное использование каждого повода и организация праздника с максимальной пользой.

Известно из опыта, что организация мероприятий, даже самых незначительных по масштабу, может потребовать существенных затрат и усилий (материальных и интеллектуальных).

Поэтому для качественной подготовки необходимо четкое представление конечных целей, задач и желаемого общественного резонанса. Только после получения полных ответов на данные вопросы можно начинать непосредственно event-менеджмент.

Однако при планировании должны быть продуманы определенные ключевые позиции, о которых пойдет речь далее.

Сопоставление с западной практикой

На Западе ивент-менеджмент – это достаточно новый вид бизнеса, ему можно дать не более двадцати лет. Внимание российских предпринимателей было обращено на данный вид бизнеса только в середине 90-х годов.

В этот период отечественная экономика получила новое развитие и стала облагораживаться определенным образом различная работа. Event-менеджер стал одним из самых востребованных специалистов на коммуникационном рынке.

Количество агентств, которые предоставляют данные виды услуг, постоянно растет, а массовые мероприятия начинают приобретать европейскую ориентацию не только в Москве, но и в крупных центрах.

Однако организация мероприятия любого масштаба должна учитывать особенности отечественной ментальности: если пиршество – то до утра. Такая широта российской души иногда создает некоторые сложности, но на результат это никаким образом не влияет.

Необходимо также отметить тот факт, что у данной сферы деятельности широкие перспективы. При этом говорить, что такой рынок услуг полностью сформирован, тоже преждевременно.

Зачастую наличие низких цен в ущерб качеству в фирмах с данным видом деятельности обусловлено отсутствием в различных компаниях культуры событийного менеджмента. Так, многие вспоминают, что нужно праздновать Новый год или юбилей компании за несколько дней до события.

А на самом деле соответствующие расходы должны быть прописаны в смете еще хотя бы за полгода такого празднования.

Профессия event-менеджера: мифы и реальность

Событийный менеджмент. Ивент-менеджмент - это управление организацией мероприятий. Event-менеджмент и его развитие в России. Соотношение ивент менеджмента и планирования мероприятий

В вашей жизни, наверняка, было что-то подобное:

  • Кто-то: «Чем ты занимаешься?»
  • Вы: «Я event-менеджер. Я устраиваю мероприятия»
  • Кто-то: «А, так ты делаешь свадьбы!» или (немного растерянно) «А…Так и что ты делаешь конкретно?»

Такие разговоры случаются бесконечно. Нет, вы не организатор свадеб. Для этого есть свадебные агентства. Event-менеджер — это профессия, которая требует определенных качеств, навыков и знаний.

Большинство людей понятия не имеют (или, что хуже, имеют неправильное понятие) о том, кто же такой event-менеджер. Даже такие сравнительно новые профессии, как менеджер социальных медиа или контент-маркетолог для них выглядят яснее. Самое время рассказать, что же действительно кроется и не кроется за этим странным названием «event-менеджер».

Кем event-менеджер не является

Большинство людей думает, что event-менеджер — это веселая работа. Они видят в нас круглосуточных тусовщиков, которые зарабатывают деньги на развлечениях.

Даже рядом не лежало, что называется! Если вы и устраиваете развлекательное мероприятие, у вас едва ли находится минутка, чтобы отдохнуть и повеселиться с остальными.

Event-менеджер находится здесь, чтобы проследить, что посетители хорошо проводят время. Чем лучше все проходит, тем тяжелее приходится организатору.

И давайте не забывать, что event-координатор занял пятое место в рейтинге самых стрессовых профессий 2016 года. Звучит уже не так весело, правда? Вся ваша работа — сплошной адреналин, но несмотря на это, нам действительно она нравится.

Больше всего расстраивает, когда профессию event-менеджера путают с какой-нибудь другой. Вот наиболее распространенные примеры:

  1. Менеджер кейтерингового агентства: event-менеджер работает с кейтеринговыми агентствами, а не в них.
  2. Менеджер места проведения мероприятия: та же история. С этими менеджерами мы активно общаемся, когда устраиваем свои event’ы. Но их работа совсем не похожа на нашу.
  3. Ассистент: организация встреч вашего начальника или мероприятий для команды не делает из вас event-менеджера. То же не происходит, если вы устраиваете пару вечеринок для своих друзей.
  4. Организатор свадеб: свадьба — особенный тип мероприятий, который требует определенных навыков. Организаторские способности и креативность, например, присущи всем профессионалам нашей индустрии. Однако многие отличные event-менеджеры не обладают (а иногда им и не нужны) теми важными качествами, которые есть у организаторов свадеб. Это, к примеру, ловкость, находчивость, эстетический вкус и умение делать что-то своими руками. С другой стороны, организаторам свадеб необязательно обладать знаниями в области PR и маркетинга, а для event-менеджеров они обязательны. В общем, организатор свадеб не всегда (или не обязательно) равно event-менеджер, и наоборот.

Кем является event-менеджер

Помимо целого списка самых разнообразных навыков и качеств event-менеджеру требуется внушительный бэкграунд из знаний и опыта. Если у вас нет большой команды (что случается часто), вам придется овладеть несколькими профессиями одновременно и постоянно совершенствовать себя в некоторых сферах. Вот несколько ролей, которые осваивают event-менеджеры в своей работе:

  1. PR-менеджер: практически все виды мероприятий должны привлечь к себе внимание публики и СМИ. Это главная предпосылка успеха. Поэтому так важно быть экспертом в области PR, когда вы устраиваете мероприятие. Event-менеджер должен уметь писать цепляющие пресс-релизы, завязывать отношения с представителями прессы, создавать креативные кампании, привлекать внимание людей и так далее. Короче говоря, без навыков в PR ваше мероприятие может пройти незамеченным, что равносильно смертному приговору всей вашей работе.
  2. Маркетолог: не все это сознают, но 70% работы event-менеджера — это маркетинг. А иначе и быть не может, ведь успех или провал мероприятия во многом зависит от способности организатора его продвигать. В конце концов, идеальная логистика ничего не значит, если зал пуст.
  3. Копирайтер: начиная с текстов на сайте и заканчивая еженедельной рассылкой и всевозможными маркетинговыми материалами — для всего этого event-менеджеру нужны выдающиеся навыки копирайтера.
  4. Эксперт по SMM: сильная SMM-стратегия — неотъемлемая часть любой маркетинговой стратегии мероприятия. Поэтому знания в SMM нужны event-менеджеру, как воздух.
  5. Менеджер по продажам: event-менеджеру нужно уметь продавать свое мероприятие не только целевой аудитории, но также спонсорам и партнерам. Менеджер по продажам является ключевой фигурой, двигателем любого бизнеса. Поэтому знания и в этой области имеют решающее значение.
  6. Эксперт event-технологий: ok, вам не нужно быть главным технологом в компании или выдающимся разработчиком, но быть в курсе последних новинок и трендов event-технологий вы обязаны.
  7. Дипломат: кроме всего прочего необходимо обладать и навыками ведения переговоров, чтобы договориться с огромным количеством подрядчиков (кейтеринговыми компаниями, техническими провайдерами, фотографами, спонсорами, владельцами залов) и, конечно, с клиентами.
  8. Проджект-менеджер/Координатор: не в инженерном контексте, конечно, но мероприятие — это, по сути, проект, с типичными стадиями (принятие, планирование, выполнение и закрытие). Все это требует контроля и управления, которыми и занимается event-менеджер.
  9. Гадалка: предсказать мероприятие до мельчайших деталей и предвидеть все, что может пойти не так — также важная часть планирования event’а. Для этого, правда, не понадобится шар гадалки. Нужно просто дотошно распланировать всю свою работу.

Таковы основные мифы и реалии нашей профессии. В следующий раз, когда кто-нибудь спросит вас о вашей работе, просто дайте ему ссылку на эту статью.

По материалам eventgenioso.com

Присоединяйтесь к Event.ru

Источник: https://event.ru/news/professiya-event-menedzhera-mifyi-i-realnost/

Все о профессии Event-менеджер: обязанности, навыки, перспективы

Событийный менеджмент. Ивент-менеджмент - это управление организацией мероприятий. Event-менеджмент и его развитие в России. Соотношение ивент менеджмента и планирования мероприятий

Event-менеджер – это профессионал, занимающийся организацией деловых, спортивных и развлекательных мероприятий для самых разных компаний и частных лиц.

Сюда относятся соревнования, концерты, конкурсы, церемонии вручения премий, корпоративные праздники, вечеринки, конференции международного и местного уровня.

Профессия отличается креативностью, творчеством, многозадачностью и сверхбыстрым темпом работы.

Давайте разберемся подробнее, какими качествами должен обладать ивент-менеджер, какие обязанности входят в его компетенцию, где можно получить образование и построить карьеру?

Кому подходит профессия ивент-менеджера?

Профессия ивент-менеджера подходит для активных людей с творческой жилкой, любящих общение, праздники, ответственность, порядок и высокий темп работы.

Такие специалисты должны быть на связи 24 часа 7 дней в неделю, при этом совершенно не важно, где они находятся в данный момент: в отпуске, аэропорту, на семейном ужине или приеме у президента.

Ивент-менеджер не выполняет всю работу самостоятельно, он сотрудничает с подрядчиками, поставщиками, волонтерами, ведущими, оформителями, техниками, дизайнерами, специалистами по звуку и свету.

Однако, количество форс-мажорных ситуаций во время мероприятий невозможно предсказать: отключили электричество, проектор вышел из строя, фейерверки размокли, рекламные брошюры не разложили по местам.

Ответственность за все несостыковки и ошибки ложится на плечи менеджера, поэтому он должен обладать широким кругом знаний и умений, быть стрессоустойчивым, находчивым, предприимчивым и уметь быстро принимать решения, а при необходимости, заменить отсутствующего человека или устранить поломку. Кроме того, профессия требует логического мышления, склонности к математике, т.к. необходимо вести расчеты затрат и бюджета, коммуникабельности и умения работать в команде.

Обязанности ивент-менеджера

Разнообразию и креативности должностных обязанностей event-менеджера можно только позавидовать, сюда относится:

  • общение с заказчиками и клиентами;
  • составление базы контактов;
  • разработка концепции и сценария мероприятия;
  • составление бюджета, смет, планов и строгое следование им;
  • выбор помещения, оформления и персонала;
  • обеспечение посетителей рекламной продукцией (при необходимости);
  • контроль за всеми процессами в ходе мероприятия;
  • поиск и заключение договоров с подрядчиками, партнерами и поставщиками (отели, авиакомпании, концертные залы, артисты, ведущие, рекламные агентства и многие другие), руководство их работой;
  • согласование работы с заказчиками и другими отделами компании;
  • составление отчетности по итогам мероприятия;
  • ведение документооборота и контроль оплаты счетов;
  • привлечение гостей (в случае платного входа) и спонсоров, формирование предложений;
  • приглашение журналистов и написание пресс-релизов.

Важно помнить, что обязанности ивент-менеджера зависят от компании или агентства, где работает специалист.

Где учиться event-менеджеру?

Чтобы работать в сфере организации мероприятий, необходимо пройти обучение. Но где учиться event-менеджеру? В России подобные программы только начали появляться в частных школах дистанционного образования, поэтому о высоком качестве подготовки говорить не приходится.

Если вы хотите стать профессионалом международного уровня и организовывать значимые мероприятия по всему свету, включая Олимпийские игры, концерты поп-звезд и престижные церемонии вручения наград, инвестируйте в собственное будущее и получите образование в одной из школ гостеприимства Швейцарии (Glion и Les Roches), где разработаны программы обучения будущих ивент-менеджеров: Бакалавриат, Магистратура, Постдипломное образование.

Где работать?

Выпускники школ гостеприимства, прошедшие программы по event-менеджменту, могут выбрать несколько путей развития карьеры:

  • корпоративный – работа в компаниях, которые не специализируются на организации событий, но нуждаются в подобном специалисте, т.к. проводят большое количество семинаров, конференций и бизнес-мероприятий для своих клиентов. Например, консалтинговые компании, языковые школы, банки, производители товаров;
  • агентский – работа в компаниях, для которых основной вид деятельности – проведение мероприятий;
  • и предпринимательский – открытие собственной компании по организации событий.

Желание, знания, трудолюбие и опыт помогут стать успешным event-менеджером и покорить любые профессиональные высоты!

Источник: http://studcar.ru/stati/professiya-event-menedzher/

Тайм-менеджмент в event: как это работает. Опыт руководителей

Событийный менеджмент. Ивент-менеджмент - это управление организацией мероприятий. Event-менеджмент и его развитие в России. Соотношение ивент менеджмента и планирования мероприятий

09-09-2016

Съесть лягушку, порезать на бифштексы слона и закусить единорогом — советы по тайм-менеджменту универсальны для всех профессий. Но, кажется, что для ивент-индустрии этого мало.

Кажется, что наша многозадачность — это королева всех многозадачностей: ведь нам нужно и креативить, и решать стратегические задачи, и крутить джокеры одновременно.

А вдруг есть особый тайм-менеджмент для ивенторов? Мы поговорили с руководителями event-агентств из других городов и узнали, как они организовывают работу в своей компании и есть ли у них лайфхаки по управлению временем.

«Мы стараемся заниматься креативом в самом начале подготовки к мероприятию»

Людмила Зубова, гендиректор ООО “Событийное продвижение” (представительство Nordic Business Forum в России), г. Санкт-Петербург:

— Сейчас я работаю не в event-агентстве, но также в сфере мероприятий (специфика — деловые мероприятия). Работа всегда проектная, и ближе к мероприятию задач по организации и продажам становится очень много. Поэтому мы стараемся заниматься креативом в самом начале подготовки к мероприятию, чтобы потом работать над реализацией.

Из инструментов – работает лучше всего простой план (на неделю, месяц или другой период) в виде Google-таблиц (под проекты) + Google Calendar в телефоне с оповещениями и напоминаниями (по организации личного времени и встреч). Самый, на мой взгляд, эффективный инструмент – это осмысленное планирование.

То есть планировать только важные вещи и заранее + держать в фокусе общую цель (проекта, деятельности в целом), чтобы не распыляться на лишние предложения.

«Любите то, что вы делаете чуть меньше, чем свою маму!»

Константин Павлушин, руководитель event-агентства PaPriCo.ru, г. Рязань:

— Организация подготовительных работ по проектам распределяется в зависимости от графика их реализации и сложности. При необходимости даем усиление в виде дополнительного менеджера на проект. Первоочередная задача — оправдать ожидания клиента и своевременное исполнение. Время планирую по важности задач.

Для облегчения работы пользуюсь программой «Битрикс24». Совет менеджерам — много читать, серферить в инете, расширять свой кругозор, собирать хотя бы по 5 “фишек” в месяц, научится эффективно выполнять задачи и тратить время, улыбаться и вносить во все проекты уникальные решения.

Любите то, что вы делаете чуть меньше, чем свою маму!

«Event — такой же бизнес, как и все остальные, не надо ничего выдумывать!»

Илья Авдюнин, руководитель event-агентства abd: Entertainment, г. Москва:

— Дело в том, что по таким базовым вещам, как тайм-менеджмент, event не отличается от других видов бизнеса. Огромное количество неучей бегут в нашу индустрию и думают, что это тихая гавань для тех, кто не хочет нормально работать.

Успехов достигают только те, кто работает по таким же правилам, как и другой бизнес. Тут один мой хороший знакомый вдруг сделал открытие, что приходить надо в 10.00 и уходить в 19.

00 — это и есть то, что надо! Event — такой же бизнес, как и все остальные! Не надо ничего выдумывать! Мы добились успеха только тогда, когда пришли к обычному распределению. Это в истории называлось «мануфактура», а все эти девочки и мальчики, бегающие, высунув язык — просто от незнания.

В индустрию идут люди, которые нигде больше не могут себя применить. Им кажется, что event-индустрия — это как раз то, что надо, когда ты ничего не умеешь и не хочешь учиться что-то делать. И вообще надо брать не людей готовых учиться, а сразу образованных. Когда я это понял, моя жизнь сразу наладилась.

Сейчас в моей компании работают выпускники ВШЭ, МГУ и подобных заведений. Понятно, что им, как правило, не надо объяснять, что такое тайм-менеджмент. Те, кто умеют разложить бизнес процессы в режиме обычного тайм-менеджмента, те и побеждают.

«Никто не сделает работу так хорошо, как ты сам»

Екатерина Кузнецова, гендиректор и идейный вдохновитель event-студии «Кузница праздников», г. Мурманск:

— Наша команда структурирована: у каждого свои функции и круг обязанностей. Корпоративный отдел ведет работу с крупными и средними организациями, свадебный занимается исключительно свадебными мероприятиями и юбилеями, детский сектор соответственно отвечает за детские праздники: от дней рождений до выпускных.

Я осуществляю стратегическое планирование, занимаюсь маркетингом, финансами, управлением, работаю над vip-проектами и преподаю в нашей школе анимации. Несмотря на четкое разделение, все наши сотрудники являются универсальными бойцами ивента, которые в случае форс-мажора могут заменить любого члена команды.

Для эффективной работы нужно для начала найти правильных людей, тех, кто будет разделять твое отношение к работе. Только когда есть единство духа и целей, можно говорить о будущем успехе.

Затем нужно правильно распределить должностные обязанности, чтобы каждый делал не только то, что умеет, но и то, что любит, ведь научить человека при желании можно почти всему, а вот заставить полюбить то, что не нравится, практически невозможно.

Из тайм-менеджмента нравится квадрат Эйзенхауэра*. Но так как мы — люди творческие, добавляем туда еще личные особенности и  «нравится — не нравится», после этого распределяем по степени важности от А1 до А4.  Очень удобная штука. Также помогают различные рабочие программы от CRM до простого Excel, который незаменим в базовых действиях.

Важно понимать в какой области ты наиболее эффективен и заниматься именно этим, понимая, что время — ценный ресурс, который нужно правильно оценивать финансово.

 Лет восемь назад мы занимались огромным международным проектом, в команде было пять директоров различных компаний, каждый из которых обладал колоссальными знаниями и умениями в различных отраслях,  и один секретарь на всех.

На одном из собраний мы обсуждали стиль и специфику необходимой для проекта полиграфии, макетирование одной из брошюр стоило на тот момент около 1500 рублей. И вместо того, чтобы отдать эту работу дизайнеру, один из руководителей решил сделать это самостоятельно.

Сделал хорошо, но на это у него ушли целые сутки, за которые от потерял 25 000 рублей, поскольку забросил свои прямые обязанности. Для меня это очень поучительная история.

Следующий аспект — делегирование, штука прекрасная, хоть и сложная. Потому что, передавая часть дел другим, нужно строго контролировать их исполнением, а это занимает время.

Важно четко формулировать задание, ставить сроки исполнения и внятно объяснять не только зачем это нужно делать, но и какого результата ты ждешь и в какой форме, вот и вся тайна. Из собственного опыта: нужно каждые полгода писать подробные инструкции, вплоть до того, куда надо щелкнуть и какую папочку на компьютере открыть.

Зачем это делать? Никто не сделает работу так хорошо, как ты сам. Но к этому можно приблизиться путем четких инструкций и объяснений. А когда это есть, результаты превосходят ожидания.

*квадрат Эйзенхауэра — метод тайм-менеджмента, который помогает расставить приоритеты дел. Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадрата, которые появляются при пересечении осей «Важно/Неважно» и «Срочно/Несрочно». – прим. Event

«Для новых сотрудников мы сделали систему дистанционного обучения»

Артем Козлов, руководитель агентства праздников «Мафия СПб», г. Санкт-Петербург:

— Рабочий день я начинаю со своего плана, я смотрю что мы делаем, есть большие мероприятия, которые требуют моего непосредственного участия. Для сотрудников у нас есть еженедельная планерка, где мы обсуждаем обратную связь и мероприятия. В компании есть должностные инструкции, если что-то произошло, мы фиксируем все.

К нам тяжело устроиться и для новых сотрудников мы сделали систему дистанционного обучения, которая позволяет обучать людей полуавтоматически или автоматически. Это очень удобно, не нужно ничего объяснять по много раз, один раз записал видео и все. Для облегчения работы использую органайзер Wonderlist.

Очень удобно, например, все планерки расписываю там, и автоматически расписание появляется на следующую неделю.

«Планируйте свой день заранее»

Ну, и наш скромный опыт. 

Сергей Слабунов, руководитель компании  Big Event, г. Воронеж:

— В нашей компании подразумевается, что каждый сотрудник организовывает свою работу лично. Еженедельно у нас проходят планерки, где мы разбираем работу сотрудников и прошедшие мероприятия. Также есть образовательный час, где мы узнаем что-то новое.

Большие задачи и планы формулируем каждые полгода на стратегической сессии. Для коммуникаций между сотрудниками компании у нас существует система чатов, для облегчения работы мы пользуемся CRM-системой. Как таковым тайм-менеджментом я не пользуюсь, мне помогают Google-таблицы и ежедневник.

Что я могу посоветовать event-менеджерам для эффективной работы? Планируйте свой день заранее.

Ритм, в котором живут event-специалисты, нельзя назвать спокойным: они должны много работать и много успевать. А это не одно и то же. Спасибо коллегам за опыт и мнение — нам было полезно; надеемся, что и вам. А теперь за работу!

Источник: http://bigevent.ru/blog/time-management-v-event/

Правсила
Добавить комментарий